Datenschutzerklärung / Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten
gem. Art. 30 DSGVO
A. Hauptblatt
1. Angaben zum Verantwortlichen:
Name: Tennisclub Kapellen ´84 e.V.
Straße: Wertmannsweg 8
Ort: 47608 Geldern
Telefonnummer: 02835/3411
E-Mail-Adresse: info@tckapellen.de
Internet-Adresse: www.tc-kapellen.de
2. Angaben zum Vertreter des Verantwortlichen:
Der Verantwortliche wird gesetzlich vertreten durch den Vorstand gemäß § 26
BGB:
2.1. 1. Vorsitzender Herr Karl-Heinz Goossens
2.2. 2. Vorsitzender Herr Stefan Düngelhoef
2.3. Kassenwart Herr Matthias Effertz
2.4. Schriftführerin Frau Anna Mohrmann
2.5. Sportwart Herr Wolfgang Lamers
2.6. Jugendwartin Frau Charlotte Usadel und Frau Andrea Zütphen
jeweils zur Einzelvertretung berechtigt; Angaben zur Erreichbarkeit wie Ziffer 1.
3. Angaben zum Datenschutzbeauftragten:
Die Benennung eines eigenen Datenschutzbeauftragten ist gemäß § 37 DSGVO
nicht erforderlich und auch nicht erfolgt.
4. Zuständige Aufsichtsbehörde:
Der/Die Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestr. 2-4, 40213 Düsseldorf Tel.: 0211/384240
5. Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland oder an eine
internationale Organisation
Die Übermittlung findet nicht statt und ist auch nicht geplant.
B. Einzelblatt
Art der Verarbeitungstätigkeit: Mitgliederverwaltung
Datum der Einführung: 25.05.2018 Datum der letzten Änderung: –.–.—-
1. Verantwortlicher Fachbereich
Gesamtvorstand
2. Betroffene Personenkategorie
Mitglieder
3. Kategorien der Personenbezogenen Daten
A. Pflichtangaben:
3.1. Vorname, Nachname
3.2. Geschlecht
3.3. Geburtsdatum
3.4. Anschrift (Straße, Hausnummer, PLZ, Ort)
3.5. Telefonnummer
3.6. E-Mail-Adresse
3.7. Bankverbindung
3.8. Datum des Vereinsbeitritts
3.9. ggf. Bilderveröffentlichungen
3.10. ggf. Funktionen im Verein
3.11. ggf. Mannschaftszugehörigkeit
B. Freiwillige Angaben:
3.12. Beruf
3.13. Familienstand
4. Zwecke der Verarbeitung
4.1. Verwaltung der Mitgliedschaft einschließlich der Durchführung des
Mitgliedschaftsverhältnisses und der Öffentlichkeitsarbeit sowie erforderlicher
Meldungen an die für den Verein zuständigen Dachverbände.
4.2. Beitragseinzug
4.3. Lizenzerteilung durch den Landesfachverband (Tennisverband Niederrhein)
5. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
zu 3.1 bis 3.8: erforderlich zur Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO
zu 3.9.: aufgrund einer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO und zur Wahrung
berechtigter Interessen gem. Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO i.V.m. § 22 ff.
Kunsturhebergesetz
6. Kategorien von Empfängern
6.1. Interne Empfänger:
Alle Vorstandsmitglieder: 3.1 bis 3.6.
Kassenwart: 3.1. bis 3.8.
6.2. Externe Empfänger:
Tennisverband Niederrhein und ggf. weitere Dachverbände: 3.1. – 3.3, 3.9.
Volksbank an der Niers e.G.: 3.1. + 3.7.
7. Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien (Art. 30 Abs. 1 S. 2
lit. f) der Mitgliedschaft DSGVO)
7.1 nach Beendigung: Löschung innerhalb eines Monats 3.4 bis 3.7
7.2. Dauerhafte Speicherung der Daten im Vereinsarchiv für Zwecke der
Vereinschronik:
3.1 – 3.3, 3.8 – 3.09 bzw. ggf. bis 3.11
Die Verarbeitung (Speicherung und Veröffentlichung) erfolgt zur Wahrung
berechtigter Interessen des Vereins, solange kein Widerspruch durch die
betroffene Person vorliegt.
8. Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) gemäß Art. 32 Abs.1
DSGVO (Art. 30 Abs. 1 S. 2 lit. g) DSGVO)
8.1. Datenschutzordnung des Tennisclubs
Entspricht den Verfahrensanweisungen in diesem Verzeichnis
8.2. Art der eingesetzten Datenverarbeitung
PC des Kassenwartes mittels Mitgliederverwaltungs- und
Buchführungsprogramm GS – Verein Fa. Sage.
8.3. Konkrete technische und organisatorische Maßnahmen
8.3.1. Zugangs-/Benutzerkontrolle: Das Programm ist kennwortgeschützt!
Kenntnis des Passwortes: Kassenwart + 1. Vorsitzender
8.3.2. Zugriffskontrolle: Berechtigung ausnahmlos Kassenwart (in Abwesenheit
und nur bei Bedarf: 1. Vorsitzender),
C. Weitere Informationspflichten nach Artikel 13 und 14 DSGVO
Den Mitgliedern stehen unter den in den Artikeln jeweils genannten
Voraussetzungen die nachfolgenden Rechte zu:
– das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO
– das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO
– das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO
– das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO
– das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Artikel 20 DSGVO
– das Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO
– das Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde nach Artikel 77 DSGVO
– das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen zu können, ohne dass
die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten
Verarbeitung hierdurch berührt wird.
Die personenbezogenen Daten werden grundsätzlich im Rahmen des Erwerbs
der Mitgliedschaft erhoben und werden während der Mitgliedschaft aktualisiert.
D. Sonstiges
Der Tennisclub Kapellen ´84 e.V. führt dieses Verzeichnis der
Verarbeitungstätigkeiten auf freiwilliger Basis, da er gemäß § 30 Abs. 5. DSGVO
hierzu nicht verpflichtet ist. Dieses Verzeichnis wird jedem Neumitglied bei
Aufnahme in den Verein zusammen mit der Satzung zur Kenntnis gebracht;
Mitglieder, die vor dem 25.5.2018 Mitglied des Tennisclub Kapellen ´84 e.V.
waren, werden durch eine Email, Veröffentlichung auf der Homepage sowie im
Aushang am Vereinsheim auf dieses Verzeichnis aufmerksam gemacht. Damit
kommt der Tennisclub Kapellen ´84 e.V. seinen Informationspflichten gemäß
DSGVO nach.
Dieses Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten bildet zugleich die
Datenschutzordnung des Tennisclub Kapellen ´84 e.V. in der jeweils gültigen
Fassung.
Kapellen, den 25. Mai 2018
Der Vorstand:
Karl-Heinz Goossens (1. Vorsitzender)
Stefan Düngelhoef (2. Vorsitzender)
Anna Mohrmann (Schriftführerin)
Matthias Effertz (Kassenwart)
Wolfgang Lamers (Sportwart)
Charlotte Usadel und Andrea Zütphen (Jugendwartin)